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受控文件是什么意思?

来源:互联网 作者:佚名 时间:2021-11-20 07:37
受控文件是指按照发放范围登记、分发或独立存档管控,并能保证收回的文件;它是一种标准性、责任制的文件,必要修改时需要进行申请,并登记ECN文件,审核批准,同时ECN也必须受控;受控文件作废时,应从所有使用场合及时收回,以防止其误用。 本教程操作环境

受控文件是指按照发放范围登记、分发或独立存档管控,并能保证收回的文件;它是一种标准性、责任制的文件,必要修改时需要进行申请,并登记ECN文件,审核批准,同时ECN也必须受控;受控文件作废时,应从所有使用场合及时收回,以防止其误用。

本教程操作环境:windows10系统、Dell G3电脑。

受控文件指按照发放范围登记、分发或独立存档管控,并能保证收回的文件。它主要是由文控中心和认证办共同管控。

这是一种标准性、责任制的文件,必要修改时需要进行申请,并登记ECN文件,审核批准,同时ECN也必须受控。文件封面一般加盖受控图章。受控文件是“非受控文件”的对称,凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件,也就是说凡是存在修改和换版的文件就是受控文件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。

受控文件可以复制阅读参考,但复制的文件不生效。许多公司还将受控文件拍成照片,上传到内部局域网,以供有需要或争议时直接在网络上查看,这样可以避免原件的丢失和损坏。

一般来说这些文件是长期使用并始终处于修改和换版状态的文件,如:成本手册、程序文件、各种规章制度、定额、标准成本、预算等。 受控文件作废时,应从所有使用场合及时收回,以防止其误用。

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扩展资料

受控文件或资料丢失后,一般要重新填写《文件备案发放申请表》,并写明原因,报有关部门审批备案。文控中心在补发文件时,在《文件备案发放申请表》上取消遗失文件的受控号,编新的受控号,并通知相关部门,声明作废,防止误用。

一般情况下,受控文件是不可以带出工作场所(或规定的场所)的。并且,所有的受控文件应该妥善保存。将受控文件丢失,就是违反了公司的规章制度,应该按内部相关制度对你进行处罚。至于处罚标准,由公司相关管理制度而定。

对于重要的文件当然要有备份,比如说正本放在档案室里,一旦副本丢失可以马上补回来。如果文件有保密性质,那每次使用只能是其中一部分文件,另外要加强责任制,两个人中必须有一个人对其负责或者每天用完必须交回。

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